Privacy verklaring

Privacy verklaring

Alle door ons verkregen persoonsgegevens verwerken wij in overeenstemming met deze privacyverklaring. In deze verklaring lichten wij toe wie wij zijn, van wie wij persoonsgegevens verwerken, welke persoonsgegevens dat zijn en wat de doeleinden daarvoor zijn.

Wie zijn wij?

W.L. Daems Holding B.V. is gevestigd te Arnhem (6832 EW) aan de Eimerssingel-West 41-43. Samen met de (klein)dochtervennootschappen wordt zij aangemerkt als verwerkingsverantwoordelijke, zoals gedefinieerd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

De [klein]dochtervennootschappen zijn:

  • Pro-Da Mondzorg B.V.
  • Pro-Da Tandprothetische Praktijk B.V.
  • Pro-Da Mondzorg Excellent B.V.

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle ondernemingen binnen W.L. Daems Holding B.V., inclusief de gegevensverwerkingen die via de websites plaatsvinden:

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Om onze overeenkomsten uit te kunnen voeren

Wij verwerken persoonsgegevens voor de totstandkoming, de uitvoering en de beëindiging van de overeenkomsten die wij aangaan in het kader van onze bedrijfsactiviteiten. Denk hierbij aan inhuur-, arbeids- en stageovereenkomsten met personen die voor ons werkzaam zijn en aan de overeenkomsten met onze opdrachtgevers voor de door ons te verrichten diensten.

Om te kunnen voldoen aan wet- en regelgeving

Er gelden diverse wettelijke verplichtingen waarvoor wij persoonsgegevens moeten verwerken. Zo geldt een wettelijke verplichting tot het betalen van loon, loonbelasting en sociale lasten, een wettelijke onderbrengingsplicht voor de uitvoering van de pensioenovereenkomst, een wettelijke verplichting tot het samenwerken met een arbodienst en een identificatieplicht. Zonder het verwerken van persoonsgegevens kunnen wij geen inhuur-, arbeids-, of stageovereenkomst aangaan.

Voor sollicitatieprocedures en loopbaanbegeleiding

Wij verwerken persoonsgegevens om vast te kunnen stellen of er een ‘match’ is tussen de sollicitant, de vacature en onze organisatie. Daarnaast verwerken wij persoonsgegevens om onze medewerkers te kunnen begeleiden in hun persoonlijke ontwikkeling. Bijvoorbeeld door hen trainingen, opleidingen en andere vormen van loopbaanbegeleiding aan te bieden.

Om contact met onze zakelijke relaties te onderhouden en voor marketingactiviteiten

Wij verwerken persoonsgegevens om contact te kunnen houden met onze contactpersonen bij onze leveranciers, opdrachtgevers, samenwerkingspartners en eventuele andere geïnteresseerden. Zo verwerken we persoonsgegevens om onze relaties gericht op de hoogte te houden over onze dienstverlening met bijvoorbeeld nieuwsbrieven, uitnodigingen voor events en gelijksoortige mailings. Ook sturen wij onze zakelijke relaties tevredenheidsonderzoeken en doen we benchmarks om onze dienstverlening continu te verbeteren.

Om een netwerk van sollicitanten en ZZP’ers te onderhouden

Wij verwerken ook persoonsgegevens om een netwerk van ZZP’ers en sollicitanten te onderhouden. Deze kandidaten nodigen wij bijvoorbeeld uit voor onze periodieke wervingsevents of wij stellen hen op de hoogte van eventuele nieuwe opdrachten of vacatures.

Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens als iemand:

  • bij ons solliciteert;
  • als werknemer, externe medewerker of stagiair voor ons werkzaam is;
  • als Zelfstandige Zonder Personeel (ZZP’er) voor ons werkzaamheden verricht of dat in de toekomst graag wilt;
  • een zakelijke relatie van ons is en ons diensten en/of producten levert, gebruik maakt van onze dienstverlening of met ons samenwerkt;
  • gegevens op onze website achterlaat en/of ontvanger is van onze nieuwsbrief, kennisdocumenten, memo’s en mailings;
  • ons kantoor bezoekt.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Hieronder beschrijven wij per categorie welke persoonsgegevens wij verwerken en wat de grondslag daarvoor is.

  1. Sollicitanten
  • Van sollicitanten verwerken wij de volgende gegevens:
  • NAW- en contactinformatie (zoals e-mail en telefoonnummer);
  • Titel, geslacht, geboortedatum;
  • LinkedIn-URL;
  • curriculum vitae (eventueel met meegeleverde pasfoto) en motivatie;
  • ervaring/expertise
  • de resultaten van een uit te voeren talent- en motivatieanalyse en/of assessment die onderdeel kan uitmaken van de procedure;
  • andere gegevens die relevant zijn voor de beoordeling van de geschiktheid, zoals referenties of getuigschriften;
  • notities/gespreksverslag van een sollicitatiegesprek.

Wettelijke grondslag

Wij verwerken deze gegevens allereerst om aan het sollicitatieverzoek te kunnen voldoen en om voorafgaand aan de sluiting van een eventuele arbeidsovereenkomst maatregelen te nemen. Daarnaast hebben wij er een noodzakelijk en gerechtvaardigd belang bij om onze diensten te kunnen (blijven) verlenen en in dat kader te beschikken over personeel met de juiste kwalificaties en talenten.

Bewaartermijn

De gegevens van onze sollicitanten verwijderen wij na verloop van twee kalenderjaren nadat bij ons is gesolliciteerd, of eerder indien een (voormalig) sollicitant om verwijdering van zijn of haar gegevens verzoekt. Deze termijn is voor ons van belang, omdat met regelmaat functies vrijkomen op inhoudelijk uiteenlopende vakgebieden. De behoefte is daarom groot om een sollicitant die niet voor de ene functie in aanmerking komt, nog een zekere periode uit te kunnen nodigen voor een andere functie. Daarnaast verwerken wij deze gegevens voor analysedoeleinden, om ons sollicitatieproces- en beleid te kunnen optimaliseren.

  1. Medewerkers en stagiairs

Als iemand bij ons werkzaam is op basis van een arbeids- of stageovereenkomst, dan verwerken wij de volgende gegevens:

  • NAW- en contactinformatie (zoals e-mail en telefoonnummer);
  • geboortegegevens, leeftijd, geslacht;
  • curriculum vitae (met informatie over bijvoorbeeld opleiding, stages, werkervaring en pasfoto);
  • opleidings- en trainingsgegevens;
  • andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de medewerker;
  • nationaliteit, BSN-nummer, kopie identiteitsbewijs, werkvergunning;
  • gegevens in het kader van een (eventuele) pre-employment screening, indien dat voor een van onze klanten noodzakelijk is. Denk in dit kader aan onze klanten binnen de financiële sector, waar een wettelijke verplichting geldt om (ingehuurde) arbeidskrachten te screenen;
  • gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie;
  • kilometerregistraties (van onze leaserijders).

Wettelijke grondslag

Wij verwerken deze gegevens op basis van meerdere grondslagen. We hebben de gegevens nodig om uitvoering aan de arbeidsovereenkomst te kunnen geven. En ook om aan diverse wettelijke verplichtingen te kunnen voldoen, zoals het uitbetalen van loon, loonbelasting en sociale lasten, de wettelijke onderbrengingsplicht voor de uitvoering van de pensioenovereenkomst en vanwege de wettelijke verplichting voor samenwerking met een arbodienst.

Bewaartermijn

Voor de gegevens van onze medewerkers gelden verschillende bewaartermijnen. Gegevens uit de salarisadministratie die van fiscaal belang zijn, worden op grond van de wet zeven jaar bewaard als een medewerker uit dienst gaat. Voor loonbelastingverklaringen en het kopie van het identiteitsbewijs van de oud-medewerker bestaat een wettelijke bewaartermijn van vijf jaar. Overige informatie wordt binnen twee jaar na uitdiensttreding verwijderd.

  1. Externe medewerkers (in dienst van andere organisatie)

Als wij een medewerker van een andere organisatie inhuren, dan verwerken wij de volgende gegevens:

  • NAW- en contactinformatie (zoals e-mail, telefoonnummer);
  • geboortedatum;
  • BSN-nummer;
  • specificatie van de gewerkte uren;
  • nationaliteit;
  • soort identiteitsbewijs, nummer en geldigheidsduur;
  • als dat van toepassing is: de aanwezigheid van een A1-verklaring, verblijfsvergunning, tewerkstellingsvergunning, notificatie inclusief nummer en geldigheidsduur;
  • naam, adres en woonplaats van de uitlener en het inschrijvingsnummer van de uitlener bij de Kamer van Koophandel.
  • Curriculum Vitae

Wettelijke grondslag

Deze persoonsgegevens verwerken wij op grond van een wettelijke verplichting en ter voorkoming van ‘inlenersaansprakelijkheid’, waarmee ons gerechtvaardigd belang wordt gediend.

Bewaartermijn

Wij bewaren deze gegevens gedurende de wettelijke (fiscale) bewaartermijn.

  1. ZZP’ers

Van de ZZP’ers in ons netwerk, leggen wij de volgende gegevens vast:

  • NAW- en contactinformatie (zoals e-mail, telefoonnummer);
  • functieomschrijving;
  • eventueel geslacht, curriculum vitae, opleidingsgegevens, kennis en ervaring, geboortedatum, nationaliteit, URL LinkedIn, het uurtarief en beschikbaarheidsgegevens;

Zodra wij met een ZZP’er een overeenkomst van opdracht aangaan, dan verwerken wij:

  • het inschrijvingsnummer bij het handelsregister;
  • uittreksel handelsregister;
  • het btw-nummer;
  • het bankrekeningnummer;
  • soort, nummer en geldigheidsduur legitimatiebewijs (geen kopie)
  • eventueel andere vereiste gegevens afhankelijk van onze opdracht(gever), op grond van een wettelijke plicht.

Wettelijke grondslag

Wij verwerken deze gegevens om een netwerk van ZZP’ers te kunnen onderhouden, dat ondersteuning kan bieden aan onze bedrijfsactiviteiten. Hiermee dienen wij ons gerechtvaardigde bedrijfsbelang dat periodiek en persoonlijk contact met de ZZP’ers de (toekomstige) samenwerking bevordert.

Als een overeenkomst van opdracht wordt gesloten, dan verwerken wij de persoonsgegevens om aan die overeenkomst ook uitvoering te kunnen geven. Daarnaast bestaat er een wettelijke verplichting voor het verwerken van bepaalde persoonsgegevens voor de fiscale boekhouding. Daarvoor hebben wij een gerechtvaardigd bedrijfsbelang.

Bewaartermijn

De persoonsgegevens blijven bewaard totdat de ZZP’er om verwijdering van deze gegevens vraagt. Daarnaast verzoeken wij periodiek tot actualisatie/controle van de gegevens aan de ZZP’er, waarbij ook de mogelijkheid wordt geboden om de gegevens te laten verwijderen. Wij gaan eveneens over tot verwijdering van de gegevens, als de actualisatie/controleverzoeken niet (meer) worden opgevolgd. In dat geval gaan wij ervan uit dat er geen prijs meer wordt gesteld op registratie van de gegevens.

Zodra een overeenkomst van opdracht is gesloten, dan worden de daarin verwerkte gegevens gedurende de wettelijke (fiscale) bewaartermijn bewaard.

  1. Zakelijke relaties

Van onze zakelijke relaties (contactpersonen bij onze leveranciers, opdrachtgevers en partners) verwerken wij de volgende gegevens:

  • naam;
  • geslacht;
  • e-mailadres;
  • telefoonnummer;
  • organisatie- en afdelingsgegevens;
  • URL social media;
  • gedeelde (sport)interesses;
  • gespreksverslagen;
  • tevredenheidsonderzoeken;
  • uitkomsten benchmarkonderzoeken.

Wettelijke grondslag

Deze gegevens verwerken wij om uitvoering te kunnen geven aan de diverse inkoop-, samenwerkings- en dienstverleningsovereenkomsten die wij aangaan met onze leveranciers, partners en opdrachtgevers. Daarnaast verwerken wij deze gegevens in het kader van relatiemanagement waarmee in ons gerechtvaardigd belang wordt voorzien, nu het onderhouden van onze relaties bij bedrijven en organisaties de bestaande en mogelijk nieuwe vormen van samenwerking bevordert.

Bewaartermijn

Wij bewaren de persoonsgegevens van onze zakelijke relaties zolang:

In de afgelopen twee jaar contact is onderhouden met de betreffende (afdeling van de) organisatie waarvoor de zakelijke relatie werkzaam is. Onder contact verstaan wij alle vormen van zowel eenzijdig als tweezijdig geregistreerde communicatie. Als deze periode wordt overschreden dan verliest het behoud van de persoonsgegevens haar waarde en daarmee de noodzaak om de gegevens te verwerken. In dat geval gaan wij over tot verwijdering.

In de afgelopen zeven jaar zakelijke diensten door ons zijn verleend aan de (afdeling van de) organisatie waarvoor de zakelijke relatie werkzaam is. Zodra onze dienstverlening is afgerond, hebben wij er belang bij dat de gegevens van onze zakelijke relatie nog een zekere tijd bewaard blijven. Enerzijds in het kader van relatiemanagement en de eventueel gewenste nazorg. Anderzijds voor de mogelijkheid om eventuele vorderingen/gebreken te kunnen beoordelen die na afronding (onvoorzien) naar boven komen. Wij menen de bewaartermijn, mede in verband met de wettelijke verjaringstermijnen alsmede nog enige tijd daarna, op zeven jaar vast te moeten stellen. Deze termijn sluit met die termijn aan bij de wettelijke fiscale bewaartermijn, waarin wij eveneens aanleiding zien om de contactgegevens van onze zakelijke relaties gedurende die termijn te bewaren.

  1. Ontvangers van mailings en inhoudelijke content

Mailings

Periodiek sturen wij onze klantrelaties maar ook andere geïnteresseerden die zich daarvoor zelf aanmelden een mailing. Denk hierbij aan een nieuwsbrief, informatie over onze dienstverlening, vacatures en/of uitnodigingen voor onze events die wij organiseren.

Als iemand zich actief (bijvoorbeeld via een van onze websites) als geïnteresseerde aanmeldt voor onze mailinglist of een event, dan registreren wij:

  • naam;
  • e-mailadres;
  • telefoonnummer;
  • rol;
  • naam organisatie ;

In het geval van een verzonden mailing: de ‘opens en clicks’ waarmee wij inzichtelijk kunnen maken hoe goed deze wordt gelezen. Concreet registreren wij of en wanneer de mailing is afgeleverd en geopend, of en wanneer een specifiek onderwerp is geopend en het type mailclient.

Wettelijke grondslag

Wij sturen onze klantrelaties mailings in het kader van relatiemanagementdoeleinden. Hiermee dienen wij ons gerechtvaardigde bedrijfsbelang dat periodiek contact met de klantrelatie de (toekomstige) samenwerking bevordert. Voor andere geïnteresseerden verwerken wij gegevens om uitvoering te kunnen geven aan de actieve aanmeldingen (toestemming) via onze website.

Bewaartermijn

Mailings: de gegevens blijven hiervoor bewaard zolang de ontvanger de mailings zelf nog wenst te ontvangen. Stelt de ontvanger geen prijs meer op de ontvangst hiervan, dan kan de ontvanger bij elke mailing eenvoudig weer uitschrijven. Voor de aanmelding voor onze events via ons contactformulier geldt dat wij deze gegevens zo lang bewaren als nodig is om aan het (aanmeld)verzoek te kunnen voldoen.

  1. Bezoekers kantoorpand en praktijk

Van onze bezoekers kunnen wij de volgende gegevens verwerken:

  • naam;
  • kenteken;
  •  

Wettelijke grondslag

Wij verwerken deze gegevens dus om de toegang tot ons kantoorpand te kunnen controleren en dat onbevoegden geen toegang krijgen tot het pand. Dit is ter beveiliging van onze werknemers, klanten en eigendommen. Daarnaast weten wij wie zich in het pand bevindt als zich een calamiteit voordoet, zoals brand. Wij hebben dus een noodzakelijk en gerechtvaardigd belang bij het verwerken van namen en camerabeelden.

Bewaartermijn

Wij bewaren camerabeelden niet langer dan vier weken, tenzij we een goede reden hebben om de camerabeelden langer te bewaren. Te denken valt aan een politieonderzoek. De beelden worden daarna verwijderd.

Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij gaan vertrouwelijk met persoonsgegevens om en wij delen deze gegevens niet zonder gegronde redenen buiten onze organisatie. Wij delen persoonsgegevens als dit bijvoorbeeld noodzakelijk is om uitvoering aan de overeenkomst te geven die wij zijn aangegaan. Denk aan het doorgeven van de gegevens een medewerker aan onze leasemaatschappij in verband met de overeengekomen verstrekking van een leaseauto of aan het laten zien van de werkervaring aan een (potentieel) opdrachtgever.

Ook kunnen wij worden gehouden om persoonsgegevens van een werknemer te verstrekken aan onze klantrelatie, ter voorkoming van het risico op inlenersaansprakelijkheid. In dat geval kunnen wij NAW-gegevens, geboortedatum, burgerservicenummer, nationaliteit, soort identiteitsbewijs (inclusief nummer en geldigheidsduur) verstrekken.

Daarnaast verstrekken wij gegevens aan derden voor zover dat wettelijk is vereist. Zo moeten wij bepaalde persoonsgegevens doorgeven aan overheidsinstanties, denk aan gegevens voor de Belastingdienst.

Ook is het mogelijk dat persoonsgegevens van onze werknemers en andere door ons ingeschakelde natuurlijke personen kunnen worden verwerkt in het kader van inspecties ten behoeve van het verkrijgen of behouden van gewenste certificeringen in het kader van onze dienstverlening.

Tot slot besteden wij ook bepaalde werkzaamheden uit aan andere partijen. Zo hebben wij onze salarisadministratie en het beheer van onze klantendatabase (deels) uitbesteed aan een externe dienstverlener. In die situaties maken we duidelijke en passende afspraken maken over de omgang met de persoonsgegevens en aan welke technische en organisatorische beveiligingseisen moet worden voldaan. Uiteraard delen wij slechts die persoonsgegevens die nodig zijn.

Technische en organisatorische werkzaamheden

Wij dragen zorg voor passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen onrechtmatige verwerkingen of verlies. Indien en voor zover wij gebruik maken van externe dienstverleners voor de verwerking van persoonsgegevens, dan dragen wij zorg voor passende afspraken in een verwerkersovereenkomst. Indien wij gebruik maken van derde partijen buiten de EU, dan dragen wij zorg voor passende waarborgen, zoals doorgifte van persoonsgegevens op grond van het EU-VS privacyschild.

Functionaris gegevensbescherming

Onze Functionaris Gegevensbescherming (FG) informeert en adviseert onze organisatie over onze verplichtingen met betrekking tot de privacywetgeving, de bewustwording hiervan bij medewerkers en ziet toe op de naleving van de AVG. Betrokkenen kunnen desgewenst contact opnemen met de FG over alle aangelegenheden die verband houden met de verwerking van hun gegevens en met de uitoefening van hun privacyrechten. Zie voor de contactgegevens hiervoor het onderdeel ‘welke rechten heb je?’.

Welke rechten heb je?

Als jouw persoonsgegevens door ons worden verwerkt dan heb je (mogelijk) recht op:

  • inzage in jouw gegevens;
  • correctie van jouw gegevens als deze niet juist zijn;
  • verwijdering van jouw gegevens;
  • beperking van de gegevensverwerking van jouw gegevens;
  • verzet tegen jouw gegevensverwerking;
  • overdracht van jouw gegevens.

Daarnaast heb je het recht om de eventueel door jouw gegeven toestemming voor het verwerken van jouw persoonsgegevens te allen tijde in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan. Jouw verzoek kun je sturen naar onderstaand adres. In sommige gevallen kunnen wij om een kopie van jouw identiteitsbewijs vragen.

Per post via:

  • Pro-Da Mondzorg
  • a.v. afdeling Control
  • Eimerssingel-West 41-43
  • 6832 EW Arnhem

Per e-mail via:

Heb je vragen, klachten of is er sprake van een datalek?

Mocht je een bezwaar of een klacht hebben over een van onze persoonsgegevensverwerkingen, dan kun je via bovenstaande gegevens contact met ons opnemen. Vanzelfsprekend trachten wij tot een passende oplossing te komen. Daarnaast heb je te allen tijde het recht om je voor een eventuele klacht te wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

Is er (vermoedelijk) sprake van een datalek, dan verzoeken wij je dit direct te melden via info@pro-da.nl. Vermeld in dat geval je naam, je contactgegevens en een omschrijving van de situatie.

Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 1 juli 2019. Wij kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bij grote wijzigingen informeren we daarover via onze website. Je vindt de meest recente versie altijd op www.pro-da.nl